Sinds 1 januari 2022 kunt u als werkgever aan de werknemer een vaste onbelaste vergoeding geven voor thuiswerken en de reiskosten voor het woon-werkverkeer, op basis van de 214-dagen-regeling. Voor beide vaste vergoedingen geldt dat u de 214-dagen-regeling hierbij op pro-rata basis moet toepassen.

Werkt een werknemer per week 1 dag thuis en 3 dagen op kantoor dan ontvangt de werknemer op kalenderjaar basis een maximale vaste onbelaste thuiswerkvergoeding van 1/5 x 214 dagen x € 2,- = € 85,60. Voor de reizen naar kantoor over (bijvoorbeeld) een reisafstand van 40 kilometer (heen en terug) ontvangt de werknemer op jaarbasis een vaste onbelaste reiskostenvergoeding van maximaal 3/5 x 214 x 40 x € 0,19 = € 975,84.

Zolang de werknemer dit wekelijkse patroon van 1 dag thuiswerken en 3 dagen reizen naar kantoor structureel gedurende het gehele kalenderjaar vasthoudt, hoeft op beide vergoedingen geen nacalculatie te worden toegepast (de toetsing aan de 128-dagen-regeling).

Vraag:
Wat nu als de hierboven genoemde werknemer incidenteel 1 dag in de week extra werkt en op die dag met zijn eigen auto naar kantoor rijdt. Mag deze werknemer voor deze extra werkdag een (extra) onbelaste reiskostenvergoeding op declaratiebasis ontvangen van € 7,60 ( 40 x € 0,19 per kilometer)?

Welk antwoord is juist?
A) Ja, want de maximale vrijgestelde vergoeding van € 0,19 per gereden kilometer met de eigen auto wordt niet overschreden.
B) Ja, omdat er sprake is van een structurele aanpassing van de werktijd.
C) Nee, omdat de werknemer een vaste reiskostenvergoeding ontvangt.
D) Nee, want de extra gewerkte dag was contractueel niet afgesproken met de werkgever.

Het juiste antwoord is: antwoord C!

Bij een vaste reiskostenvergoeding kan de werknemer niet extra declareren als hij incidenteel een extra dag reist van woning naar werk. In de omgekeerde situatie, als de werknemer incidenteel een dag minder reist van zijn woning naar het werk, geldt namelijk dat hij de onbelaste reiskostenvergoeding behoudt over de dag die (dan) niet wordt gereisd. Deze incidentele meer of minder reizen zijn verdisconteerd in de hierboven genoemde 214-dagen-regeling.  Dezelfde systematiek geldt als de werknemer incidenteel een dag meer of minder thuiswerkt. Pas als de werknemer structureel meer of minder dagen gaat thuiswerken en/of reizen, moet de vaste thuiswerk- en/of reiskostenvergoeding (pro-rata) worden aangepast.

Als u meer wil weten of dit onderwerp of over andere actuele onderwerpen binnen de loon- en salarisadministratie, schrijf u dan in voor het Actualiteitencollege Loonheffingen & Arbeidsrecht van Payrollboeken.nl