Uit onderzoek is gebleken dat 80% van de werknemers het liefst een baan heeft met flexibele uren en de mogelijkheid om thuis te werken. Uit cijfers van het CBS blijkt dat een derde van de Nederlandse beroepsbevolking wel eens vanuit huis werkt. Het gaat hierbij om ruim drie miljoen mensen. Uit hetzelfde onderzoek is gebleken dat ruim driekwart van de bedrijven de ruimte biedt om thuis te werken. Er bestaat binnen het bedrijfsleven en de overheid een enorme diversiteit aan regelingen om mensen aan te werven en te binden. Het aanbieden van de mogelijkheid om te kunnen thuiswerken is hierbij erg populair. Het helpt werknemers om werk en privé (en soms ook zorg) goed te kunnen combineren. E.e.a. is uiteraard wel afhankelijk van het soort werk. Verder is het van cruciaal belang dat werkgever en werknemer elkaar vertrouwen als het gaat om het thuiswerken! Arbeidsrechtelijk mag de werkgever zelf bepalen welke kosten hij vergoedt als het gaat om thuiswerk. Deze keuzes zijn vaak afhankelijk van de hoogte van kosten die er mee gemoeid zijn. In deze blog zal ik aangeven welke fiscaal vriendelijke tegemoetkomingen er op het gebied van het thuiswerken mogelijk zijn.

Kosten van de inrichting van de werkruimte in de woning van de werknemer
Een vergoeding, verstrekking of ter beschikking stellen van de inrichting van een werkruimte is in principe belast. Er geldt echter een belangrijke uitzondering voor Arbovoorzieningen in de werkruimte thuis. Deze voorzieningen zijn namelijk onder voorwaarden vrijgesteld. Het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van Arbovoorzieningen in de werkruimte thuis is onbelast als tegelijkertijd wordt voldaan aan de volgende 3 eisen:

• de werknemer die voorzieningen (gedeeltelijk) gebruikt in de werkruimte;
• de werknemer geen eigen bijdrage voor die voorzieningen betaalt;
• de inrichting van de werkruimte thuis voldoet aan de eisen van het Arbeidsomstandighedenbesluit.

Eisen van het Arbeidsomstandighedenbesluit:

• de werkruimte is zodanig ingericht, dat de werknemer zo veel mogelijk zittend en op een ergonomisch verantwoorde manier zijn werk kan doen;
• de werknemer heeft hiervoor een doelmatige zitgelegenheid en een doelmatig werkblad of een doelmatige werktafel tot zijn beschikking;
• in de werkruimte zijn de nodige voorzieningen voor een doelmatige kunstverlichting aanwezig.

Dit betekent dat de werkgever de kosten van een Arbo-technisch goed bureau met bij passende stoel en verlichting belastingvrij mag vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Hierbij is hij niet (meer) gebonden aan de beperking van het in het verleden geldende maximum bedrag van € 1.815 dat eens per 5 jaar belastingvrij mocht worden vergoed.

Kosten van de werkruimte in de woning van de werknemer
Of een vergoeding voor de kosten van een werkruimte in de woning van de werknemer of een verstrekking daarvan onbelast is, hangt af of deze werkruimte kwalificeert als een zelfstandige werkplek. De werkruimte moet dan voldoen aan de volgende voorwaarden van een zelfstandige werkplek:

• de werkruimte is een zelfstandig deel van de woning: de ruimte heeft een eigen opgang en eigen sanitair;
• de werkgever heeft met de werknemer een reële (zakelijke) huurovereenkomst afgesloten, waardoor alleen de werkgever beschikt over deze ruimte;
• de werknemer werkt in de betreffende ruimte.

Als aan alle 3 de voorwaarden van een zelfstandige werkplek wordt voldaan, kunnen aan de werknemer de daarmee samenhangende kosten in redelijkheid worden vergoed, verstrekt of ter beschikking worden gesteld. Denk hierbij aan de energiekosten, water, (overig) kantoormeubilair en kantoorinrichting, koffieapparaat, planten, decoratie en zelfs het wc-papier. Als niet aan alle 3 de voorwaarden van een zelfstandige werkplek wordt voldaan, dan is de vergoeding, verstrekking of ter beschikkingstelling belast loon. Dit kan dan eventueel als eindheffingsloon worden aangewezen in de vrije ruimte van de Werkkostenregeling.

Laptop en telefoon
Naast de hiervoor genoemde kosten van en de inrichting van de werkruimte, zal de werknemer ook behoefte hebben aan techniek. Hiervoor geldt in het fiscale recht het zogenaamde noodzakelijkheidscriterium. Vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur zijn gericht vrijgesteld als deze voldoen aan het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium. Het noodzakelijkheidscriterium houdt in dat:

• de voorziening naar redelijke oordeel van de werkgever noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking;
• de werkgever de voorziening betaalt en de kosten niet doorberekent aan de werknemer;
• de werknemer de voorziening moet teruggeven of de restwaarde van deze voorziening aan de werkgever moet betalen als hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking.

Als de werknemer de voorziening niet teruggeeft of de restwaarde van de voorziening niet aan de werkgever betaalt, moet de werkgever vanaf het moment dat hij de voorziening niet meer nodig heeft, de restwaarde van de voorziening tot het loon van de werknemer rekenen. De werkgever mag dit loonbestanddeel ook als eindheffingsloon aanwijzen in de vrije ruimte. In het geval de werknemer privévoordeel heeft van de voorziening, hoeft de werkgever dit voordeel niet tot het loon van de werknemer te rekenen. De werkgever mag wel een eigen bijdrage vragen als hij de werknemer laat kiezen voor een duurdere uitvoering van de noodzakelijke voorziening. De eigen bijdrage brengt de werkgever dan in mindering op het nettoloon.

Concreet betekent dit dat de werkgever de thuiswerkende werknemer met computers en mobiele communicatiemiddelen kan faciliteren zonder fiscale gevolgen op voorwaarde dat deze zaken noodzakelijk zijn voor een goede uitoefening van de dienstbetrekking. Bijvoorbeeld: desktops, laptops, tablets, mobiele telefoons en smartphones, bijbehorende simkaarten, dongels, abonnementen voor internet en mobiele telefonie als ook de software. Het abonnement op de vaste telefoonlijn is overigens wel belast.

Reiskosten
Wanneer werknemers met hun eigen vervoer naar hun werk reizen hebben zij bij de meeste ondernemingen recht op een reiskostenvergoeding. Veelal wordt aangesloten bij het bedrag dat maximaal fiscaal onbelast mag worden vergoed van € 0,19 per afgelegde kilometer. Uiteraard mag dit ook meer zijn, maar dan is het meerdere belast. Voor de meeste werknemers geldt dat zij met enige regelmaat deze woonwerk-kilometers maken. Voor dergelijke regelmatig reizende werknemers is het mogelijk om via een fiscale regeling een vaste onbelaste reiskostenvergoeding te geven. Dit voorkomt de noodzaak om iedere maand via declaraties de verreden kilometers te vergoeden. Ook voor de werknemers die minder regelmatig deze woonwerk-kilometers maken vanwege het thuiswerken is het mogelijk om een vaste onbelaste reiskostenvergoeding te geven. Voorwaarden voor een vaste reiskostenvergoeding in het geval van thuiswerken:

• de werkgever geeft een onbelaste reiskostenvergoeding van maximaal € 0,19 per km;
• de werkgever gaat uit van 214 werkdagen per kalenderjaar;
• bij dit aantal is onder andere rekening gehouden met incidenteel thuiswerken, ziekte, vakantie, sabbatsverlof en zorgverlof;
• de werknemer reist op minstens 128 dagen per kalenderjaar naar de vaste plek bij de werkgever.

Bij deeltijd wordt het aantal dagen naar evenredigheid toegepast. Deze regeling biedt de werknemer de mogelijkheid om, met behoud van de vaste reiskostenvergoeding, maximaal 2 dagen per week thuis te werken.

Voorbeeld van een vaste onbelaste reiskostenvergoeding:
Als een werknemer fulltime werkt, op 17 kilometer enkele reis van zijn werk woont en hij reist minimaal 36 weken per jaar naar zijn werk, dan kunt u hem op jaarbasis een vaste onbelaste reiskostenvergoeding toekennen van 214 dagen x 17 km x 2 x € 0,19 = € 1.382,44 (per maand afgerond € 115). Ook voor de dagen dat hij thuiswerkt ontvangt hij dan een onbelaste reiskostenvergoeding.

Bovenop de vaste reiskostenvergoeding mag de werkgever de (extra) zakelijke reizen naar klanten vergoeden. Als de werkelijke kosten lager zijn, bijvoorbeeld omdat de werknemer met het openbaar vervoer of met de fietst komt, blijft dit voordeel onbelast tot maximaal € 0,19 per afgelegde kilometer.

Flexkantoor en Horeca
Als de werknemer niet wil of kan thuiswerken of met collega’s moet samenwerken, maar bij de werkgever is geen ruimte beschikbaar, dan kan hij bijvoorbeeld gebruikmaken van een flexplek op een externe locatie. De werkgever kan in dat geval de kosten voor de huur van de flexplek belastingvrij vergoeden aan de werknemer. Zakelijke ontmoetingen in de Horeca vallen hier overigens ook onder. Als er ‘s avonds moet worden doorgewerkt, kunnen, naast de kosten voor consumpties, ook de kosten van maaltijden belastingvrij worden vergoed. Voorwaarden hierbij is wel dat de werknemer door zijn werk niet thuis kan eten tussen 17.00 en 20.00 uur. Er is in dat geval sprake van een zogenaamde meer dan bijkomstig zakelijke maaltijd, die onbelast kan worden vergoed voor het bedrag van de werkelijke kosten.

Conclusie
Thuiswerken helpt werknemers werk en privé goed te organiseren, is vanwege het minder aantal af te leggen kilometers goed voor het milieu en kan zowel voor werkgever als werknemer financieel- en fiscaaltechnisch interessant zijn. Kortom, thuiswerken is de moeite van het overwegen waard.